财务共享模式下差旅费报销业务研究与探讨

摘要：差旅费报销业务是企业财务管理活动中的一项重要内容，具有涉及面广、业务量大、易超难管等特点。企业建设财务共享服务体系，与石油商旅系统、金税开票系统、税务真伪查验系统、影像系统等端口链接，实现员工公务出行出差申请、服务预订、费用报销一体化操作，通过系统自动进行发票真伪查验等功能。经实践可知，共享模式下差旅费报销的全链条自动化处理，将有利于加强企业费用管控、规避涉税风险、促进企业业财融合及财务管理转型，对深入推进提质增效工作具有积极作用。

关键词： 财务共享服务体系 石油商旅 费用管控 提质增效

财务部门在审核员工差旅费报销单据环节，通常要检查是否具有出差事前申请、差旅费报销单各要素填写是否正确规范、费用标准是否符合规定、票据是否真实有效、内控审批流程是否合规完整等若干要素。以上工作多为业务人员和财务人员手工操作，工作量大且易出错。A企业通过建设财务共享服务体系，对差旅费报销业务流程进行再造，可以实现员工公务出行差旅费报销业务全链条自动化处理，大大减少企业业务端员工、财务人员的手工工作量，提高工作效率与工作质量。本文拟对财务共享服务体系下差旅费报销业务进行研究与探讨。 一、传统模式下差旅费报销业务存在的问题 （一）差旅费报销制度制定不严谨

A企业在差旅费管理方面制定了《差旅费管理实施细则》、《五

项费用报销管理规范》等制度，按员工行政职务、出差地点规定了住宿费上限标准，要求员工在上限标准内据实报销住宿费。但在实际执行过程中，由于主客观原因，部分员工钻制度的漏洞，故意入住上限标准的宾馆，导致住宿费不能得到统一管理和有效控制，差旅费居高不下，不能为企业降本增效。 （二）差旅费报销制度执行不到位

根据差旅费报销相关规定，差旅费凭有效票据进行报销。但在实际执行过程中，个别素质较低的员工“少支多开、虚报冒领”进行违规报销，部分商家受利益驱使为顾客或虚开住宿费发票、或高开实际消费金额、或将其他消费开具在住宿费中；更有甚者虚增出差天数、购买发票虚构出差事实进行差旅费报销以套取资金。

（三）差旅费报销流程复杂繁琐

A企业运用集中报销信息系统进行费用报销，要求员工出差前必须登录电脑端进行出差申请；出差结束进行报销，首先粘贴住宿费、城市间交通费等各类票据，填制差旅费报销单，同时手工进行发票真伪查验，最后到特定扫描仪处进行单据扫描；各级领导根据发票影像，对报销单据进行逐级审批；最后，财务人员对差旅费纸质单据与系统影像进行双重审核，整个流程复杂繁琐，效率较低。 （四）差旅费报销不及时

A企业根据成本费用均衡列支相关要求，规定员工要及时报销费用。但在实际执行过程中，因为员工填制差旅费报销单不及时，或者部分领导审核单据不及时等原因，导致差旅费报销拖沓滞后的现象较为普遍，往往年底突击进账，不符合成本费用与业务发生期间相配比的原则。 （五）员工垫支差旅费资金

近年来，A企业资金收紧、强化资金管控，严格控制备用金开支范围，规定员工出差原则上不得借用备用金，导致员工垫支差旅费用。若出差时间较长，垫

支金额将会较大，给员工造成一定的经济压力，不符合财务部门为企业员工提供优质服务的宗旨。

二、财务共享模式下差旅费报销业务实施方法

针对传统差旅费报销存在的问题，在国有企业降本增效、提高运营效率的背景下，A企业基于财务共享服务体系，通过建设商旅平台、共享平台等有效方式打通各信息系统实现数据共享，集成出差申请、服务预订、费用报销、线上审批，运用光学字符识别（OCR）等信息技术自动识别发票真伪、自动进行进项税发票认证。在此需强调一点，商旅平台与共享平台必须同频共建、协同推进，以实现员工差旅费报销业务全流程自动化。 （一）统筹谋划构建共享服务体系

1.科学制定建设计划。A企业科学制定商旅平台、共享平台建设计划，首先在本部机关进行试点，落实专人负责建设工作，定期与商旅服务组、共享服务组沟通建设推进情况。2.需求对接签署服务协议。A企业与商旅服务组、共享服务组沟通相关建设事宜，包括系统配置对接、个性化需求、制定试点单位实施计划及上线时间进度表等，最终三方签订服务合同。4.收集数据进行初始化配置。A企业根据建设要求收集明细级组织机构部门信息、在岗员工信息、设置出差申请审批流程、差旅费报销审批流程等，将数据交由商旅及共享服务组进行初始化配置。5.组织员工进行业务培训。A企业要求服务组针对商旅平台、共享平台编制用户操作手册，并组织员工进行现场操作培训，掌握系统操作技能。6.各方协同进行业务测试。根据共享服务体系建设实施计划，A企业负责业务跟单测试；商旅服务组负责商旅平台技术支持、问题解答、用户需求收集、平台调试；共享服务组负责共享系统测试、问题跟踪、需求评估等工作。7.风险评估正式上线。业务测试结束以后，A企业对系统上线后的运行情况进行风险识别及评估，并制定相应的风险应对措施，在确保上线风险可控的前提下，与各方协调进行系统切换准备工作。8.现场支持保障运行。系统正式上线运行以后，商旅服务组负责对A企业提供为期1-15天的现场技术支持，后期转为远程支持；共享服务组负责整体协调及后续支持，并确保共享服务体系中商旅板块的运行畅通。 （二）共享服务体系中科学设置管控规则

A企业在差旅费报销管理中主要嵌入了预算管控、费用标准管控、审批流程管控、合同管控、资金支付管控。具体如下：1.预算管控。系统提供预算管控功能，支持预算审批流程。通过编制预算数据，定义预算管控策略、费用类型、预算项目之间的对应关系，当表单输入费用类型与金额时，系统会自动判断预算是否可用，对费用报销进行实时监控，从而实现事中预算控制的目标。2.费用标准管控。根据组织机构、报销级别、出差类型等事先在系统中定义交通工具、住宿费、会议费、市内交通补助、伙食补助等相应的标准，系统根据定义的报销标准依据出差时间，自动计算差旅费金额。同时，系统预置的报销级别、报销费用标准等会自动进行报销管控，当费用超标时，超标费用系统自动超亮显示，履行专门的审批流程。3.审批流程管控。根据A企业内控流程，配置各级业务部门的领导对业务的真实性进行审核及控制。系统提供灵活的工作流配置功能，可以分组织机构、业务部门、费用要素、预算要素、角色金额及审批状态设置不同的审批流程，对于超标事项，系统自动启动超标审批流程。4.合同管控。系统提供合同管控功能，对于合同付款业务，在付款申请单中录入需要指定的付款合同信息，在申请单提交时进行合同管控，实际付款金额不能大于合同付款履约申请金额等。5.资金支付管控。A企业根据《资金支付授权管理规定》在系统中设置各级资金

支付审批权限，系统会根据付款金额大小自动匹配相应的审批领导进行审批，无需手工点选，有效加强资金运行管控。 （三）共享服务体系中差旅费报销流程

1.在商旅平台进行出差申请及服务预订。A企业商旅平台上线以后，员工通过HR编号登录平台，进行出差申请的填报；待出差申请按事先设置的审批流程审批通过以后，即可进行出行服务预订，包括预订机票、车船票、酒店等，系统将申请内容、预定信息自动传输到共享平台，为差旅费报销单填报提供数据来源。2.在共享平台进行差旅费填报及影像上传。员工出差结束后，在共享平台填制“差旅费报销单”，共享平台自动接收商旅平台传输过来的实际行程、机票、酒店预订、报销人所在部门、出差补助等信息，员工只需检查修改，无需再次逐项填写，同时将票据等影像进行本地上传，最后按行政管理级别提交领导审核审批。3.共享平台自动对发票进行管理。共享平台中，单据挂接影像附件，通过百望与国税数据连接，实现实时查重功能；通过调用金税系统提供的各种服务接口，实现对发票信息的全面管理，包括集成开票、发票真伪查验、进项税发票认证等，通过上述方式，逐步建立发票库，为日常报销、发票管理、发票监控等工作提供基础数据支撑。4.财务审核并推送凭证。根据企业内控管理要求，A企业将财务审核设置为报销审核、核算审核两个节点，报销审核主要负责审核差旅费报销标准是否正确、影像附件是否完整清晰、内控审批程序是否完善等；核算审核主要负责差旅费报销单据中核算信息的检查及信息补录，审核无误后，将单据推送至共享运营平台生成预制凭证并审核，最后在司库系统完成付款。 三、财务共享模式对差旅费报销业务的积极作用 （一）降本增效提升管理水平

在国有企业提质增效的背景下，A企业开展财务共享服务体系建设，将所属单位的报销业务在共享平台处理，统一标准、统一规范，有效提升差旅费报销业务的合规化管理水平，更好的发挥财务反映与监督职能。同时，A企业将商旅平台作为共享体系的专门板块进行建设，通过商旅平台集中采购、资源共享、出行预订，费用由企业统一定期对公结算，可以有效降低差旅成本，对企业财务管理改革起到很好的创新示范作用。 （二）技术先进提高信息质量

财务共享模式下，通过应用财务机器人、OCR发票识别、查重、验真、认证及合同系统与共享平台挂接等先进信息技术，共享表单、会计凭证、财务报表的编制及核对等大量、简单、重复性日常工作正在逐步的实现标准化、流程化、自动化，财经政策理解应用差异正在逐步消除，会计核算口径将更加统一，数据及时准确，进一步夯实了运行控制、对标分析、经营决策的数据基础，能有效提升会计信息质量。

（三）移动设备提高工作效率。

财务共享模式下，充分发挥手机等移动设备的功能。一方面员工可以利用手机等移动设备的相机功能，实现对票据的影像采集及上传，减轻对扫描仪、高拍仪的依赖；另一方面移动应用客户端支持把所有待审批事项推至移动端，审批人可以随时随地查询待审批事项的附件和影像资料，报账人也可以随时查看自己提报单据的审批状态、审批意见等，能有效解决受时间、空间限制，一线及机关人员移动办公的难题，有利于提高工作效率。 （五）流程再造促进财务管理转型

财务共享模式下，业务流程再造，大量简单重复的会计工作将移交共享服务

中心进行处理，A企业财务工作量逐步大幅压缩，大量财务人员可以从会计核算中解脱出来向管理会计转型，从决策支持、预算管理、成本管理、营运管理、绩效管理、风险管理等方面，进行管理会计体系建设，推动财务管理向业务端的全面延伸和深度融合，促进财务管理转型。

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